Mange styremedlemmer er usikre på hvor forretningsførerens ansvar slutter, og styrets eget ansvar begynner. Særlig når det gjelder vedlikehold og tilstanden på bygningsmassen, er skillet viktigere enn mange tror.
I denne artikkelen lærer du:
- Hva en forretningsfører faktisk gjør, og hva rollen ikke omfatter
- Hvorfor styret fortsatt har det bygningsfaglige ansvaret, selv med forretningsfører på plass
- Hvordan forretningsfører og bygningssakkyndig utfyller hverandre
Hva er en forretningsfører?
En forretningsfører er et eksternt selskap eller en person som sameiet eller borettslaget engasjerer til å håndtere de administrative og økonomiske oppgavene: regnskap, fakturering av felleskostnader, innkalling til generalforsamling, og løpende kommunikasjon med beboerne. Forretningsføreren er styrets forlengede arm på det administrative området.
Det forretningsføreren normalt ikke gjør, er å vurdere den tekniske tilstanden på bygningsmassen. Det krever bygningsfaglig kompetanse, og er et annet type oppdrag enn økonomisk forvaltning.
Dette må styret være oppmerksom på
- Styret har fortsatt det formelle ansvaret for vedlikehold av fellesarealene, uavhengig av hvor mye som er satt ut til forretningsfører
- En forretningsfører kan bistå med å budsjettere for vedlikehold, men trenger et faglig grunnlag, en tilstandsvurdering, for å vite hva som faktisk bør prioriteres
- Uten oppdatert tilstandsvurdering er det lett at vedlikeholdsbudsjettet bygger på antakelser fremfor fakta
Vanlige feil
- Å anta at forretningsfører også dekker det bygningsfaglige, slik at ingen andre trenger å vurdere tilstanden
- Å sette opp et vedlikeholdsbudsjett uten å ha en tilstandsvurdering eller vedlikeholdsplan å bygge det på
- Å vente med å bestille tilstandsvurdering til et problem allerede har oppstått, fremfor å bruke den til langsiktig planlegging
Våre anbefalinger
Se forretningsfører og bygningssakkyndig som to ulike, men samarbeidende roller. Forretningsføreren håndterer økonomi og administrasjon, mens en bygningssakkyndig gir styret det faglige grunnlaget som skal ligge til grunn for budsjettet, gjennom en tilstandsvurdering og en tilhørende vedlikeholdsplan.
Vi anbefaler at styret sørger for at disse to funksjonene faktisk snakker sammen, slik at vedlikeholdsplanen speiles i det økonomiske budsjettet forretningsføreren setter opp. Her kan bistand ved vedlikehold gjøre overgangen fra plan til gjennomføring enklere.
Oppsummering
Forretningsfører og bygningssakkyndig dekker to forskjellige behov. Forretningsføreren tar seg av økonomi og administrasjon, mens den bygningsfaglige vurderingen av tilstand og vedlikeholdsbehov krever egen kompetanse. Styret bør sørge for at begge er på plass, og at de snakker sammen.
Trenger du hjelp i praksis?
Vi utarbeider tilstandsvurderinger og vedlikeholdsplaner som styret og forretningsfører kan bruke som felles grunnlag for budsjett og prioritering.
Ta kontakt med oss for en uforpliktende vurdering.
Skrevet av: Pål Folke Schrøder, bygningssakkyndig og takstmann
Erfaring med befaring, reklamasjon og tilstandsvurdering av boliger og næringseiendom i Oslo og Akershus.
Les også vår artikkel om tilstandsrapport og boligsalgsrapport.
